Integratives Controlling für wissenschaftliche Bibliotheken

Projektbezeichnung	Integratives Controlling für wissenschaftliche Bibliotheken
Laufzeit	Juni 1999 bis Mai 2001
Finanzierung	Deutsche Forschungsgemeinschaft
Moderation	Universitäts- und Landesbibliothek Münster
Projektpartner	Bayerische Staatsbibliothek München Staats- und Universitätsbibliothek Bremen
Verantwortlich	Dr. Klaus Ceynowa, ULB Münster

Kurzbeschreibung

Wissenschaftliche Bibliotheken haben in den zurückliegenden Jahren wesentliche Bausteine eines bibliotheksspezifischen Managementinformations-Systems erarbeitet. Kostenrechnung, Leistungsmessung, Prozeßanalyse, Marketingstrategien sowie Untersuchungen zu Benutzerverhalten und -zufriedenheit wurden und werden an verschiedenen Bibliotheken erprobt. Was fehlt, ist ein Methodenkonzept, das die verschiedenen Ansätze zu einem umfassenden Controllingsystem inklusive softwaregestütztem Berichtswesen zusammenführt. Die Deutsche Forschungsgemeinschaft fördert zu diesem Zweck das von der ULB Münster geleitete Projekt "Integratives Controlling für wissenschaftliche Bibliotheken".

Das Projekt zielt – in einem ersten Schritt – auf die Erstellung eines integrierten Kennzahlensystems zu den erfolgskritischen Faktoren wissenschaftlicher Informationsversorgung: Kosten/Zeit/Qualität. Insbesondere durch die Erfassung monetärer und nicht-monetärer Indikatoren sowie durch die Berücksichtigung sowohl der externen (Benutzer, Unterhaltsträger) wie der internen (Geschäftsprozesse, Mitarbeiter) Perspektive soll eine differenzierte Führungsunterstützung geboten werden. Zur Abbildung dieses mehrdimensionalen Kennzahlensystems wird das betriebswirtschaftliche Instrument der Balanced Scorecard eingesetzt.

In einem zweiten Schritt werden typische Kernprozesse und -produkte wissenschaftlicher Bibliotheken durch die erarbeiteten Kennzahlen operationalisiert und so einer meß- und überprüfbaren Leistungsbeschreibung zugänglich gemacht. Beispielsweise wird das Produkt "Nutzerberatung" sowohl hinsichtlich seiner Kosten und seines Kapazitätsbedarfs wie auch hinsichtlich seines Outputs, seiner Erfolgsrate und gegebenenfalls weiterer Parameter (Mitarbeiterzufriedenheit etc.) bewertet.

In einem dritten Schritt wird das Projekt ein Methodenkonzept zum Kontraktmanagement entwickeln, das das Kennzahlensystem zur Fixierung strategischer Zielvorgaben im Konsens mit externen Unterhalts- und Entscheidungsträgern einsetzt. Da ohne geeignete Software ein kontinuierliches und differenzierten Informationsbedürfnissen genügendes Bibliotheks-Controlling nicht zu leisten ist, wird das Projekt zudem ein auf der OLAP-Technologie basierendes Berichtswesen-Tool entwickeln (LIBRARY AUDIT), das eine flexible und entscheidungsorientierte Zusammenstellung und Auswertung der Kennzahlen und weiterer – vor allem statistischer – Bibliotheksdaten erlaubt.

Das Projekt schließt an das ebenfalls von der DFG geförderte Projekt Kostenmanagement für Hochschulbibliotheken an, dessen Ergebnisse publiziert sind in:
Klaus Ceynowa/André Coners: Kostenmanagement für Hochschulbibliotheken. Klostermann-Verlag: Frankfurt/M. 1999. ISBN 3-465-03033-8